Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est Harun Inan (entreprise individuelle), exerçant sous le nom commercial P3Media, Wielewaalstraat 25, 3582 Beringen, Belgique, numéro d'entreprise (BCE) 1026.676.704, TVA BE1026676704.

E-mail : info@p3media.be. Téléphone : +32 485 14 51 88.

Cette politique de confidentialité s'applique à notre site web p3media.be, à votre compte client (Mijn P3Media) et à notre boutique d'impression P3PrintShop sur p3printshop.be.

2. Quelles données personnelles traitons-nous ?

Nous ne traitons que les données personnelles nécessaires à des finalités clairement définies. Selon la manière dont vous utilisez notre site, il s'agit de :

• Le formulaire pour une analyse système gratuite : nom, nom de votre entreprise, adresse e-mail, numéro de téléphone (facultatif), secteur et contenu de votre message.
• L'assistant IA : les questions que vous posez et les réponses. Si vous laissez vos coordonnées dans la conversation pour une demande, nous traitons votre nom, votre adresse e-mail et éventuellement votre numéro de téléphone et le nom de votre entreprise. Dans nos journaux, les adresses e-mail et numéros de téléphone sont masqués.
• Rendez-vous et collaboration : coordonnées, informations sur votre entreprise et vos objectifs, notes d'entretiens et d'appels téléphoniques, ainsi que les messages que nous échangeons (nos e-mails vers vous, vos e-mails vers nous et les messages WhatsApp que nous vous envoyons), afin que votre demande soit suivie à un seul endroit.
• Votre page personnelle après une demande ou un rendez-vous : comment vous souhaitez faire connaissance (appel vidéo, téléphone ou chez nous au bureau), l'adresse de votre établissement si nous passons chez vous, ce que vous complétez en préparation, votre réaction à ce que nous vous préparons, et le moment où la page a été consultée. Si vous approuvez une proposition, nous conservons le nom que vous tapez, le moment, votre navigateur et un identifiant raccourci (haché) de votre adresse IP comme preuve de votre accord, ainsi que la proposition telle qu'elle se présentait à ce moment-là. Pendant un projet, vous y voyez les étapes et cochez ce que vous nous avez fourni. Toute personne disposant du lien peut ouvrir la page : ne la partagez qu'avec les personnes autorisées à la consulter.
• Votre compte client (Mon P3Media) : l'adresse e-mail avec laquelle vous vous connectez et votre nom, la date de votre première et dernière connexion, et à chaque connexion votre navigateur ainsi qu'un identifiant raccourci (haché) de votre adresse IP, pour que vous puissiez voir où vous êtes connecté et vous déconnecter partout. La connexion se fait via un lien unique envoyé dans votre boîte mail : nous ne conservons aucun mot de passe. Dès que vous avez un compte, le lien vers votre page personnelle n'affiche plus que votre rendez-vous et un bouton pour vous connecter ; vos propositions, projets et services se trouvent alors derrière la connexion.
• Messages et fichiers : ce que vous nous écrivez sous « Messages », les fichiers que vous nous transmettez (photos, un logo, des textes) et les documents que nous préparons pour vous, avec le nom du fichier et le moment. Un fichier est conservé tel que vous l'avez envoyé. Si vous donnez votre avis sous « Qu'en pensez-vous ? », nous conservons votre note et ce que vous y écrivez.
• Votre identité visuelle dans votre compte : si vous enregistrez votre identité visuelle (le nom sur vos imprimés, les couleurs, les polices, les textes fixes comme l'adresse et le site web, votre logo et d'autres fichiers de votre identité visuelle), nous la conservons tant que vous êtes client, pour préremplir votre briefing lors d'une prochaine commande. Vous pouvez la modifier ou la faire supprimer quand vous le souhaitez.
• Demandes dans votre compte : ce que vous signalez ou demandez sous « Demandes » (un problème, une modification, une question), le service que vous demandez avec le prix tel que vous l'avez vu à ce moment-là, les messages liés à cette demande et la façon dont elle a été traitée.
• Commandes dans P3PrintShop : le nom de votre entreprise, votre numéro de TVA, le nom de la personne de contact, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, l'adresse de livraison, une remarque si vous en ajoutez une, ce que vous commandez et ce que vous avez payé. Vous payez chez Mollie : nous ne voyons pas vos données de carte ou de compte, uniquement si le paiement a réussi. Un numéro de TVA est vérifié auprès de la Commission européenne (VIES). Le nom et l'adresse qui y figurent pour ce numéro sont conservés avec votre commande.
• Fichiers liés à une commande : le fichier d'impression ou le matériel pour votre design que vous téléchargez sur la page de votre commande, avec le nom du fichier et le moment.
• Petry dans la boutique : les questions que vous posez à Petry dans P3PrintShop et les réponses. Ces conversations ne sont pas liées à votre nom ; dans nos journaux, les adresses e-mail et numéros de téléphone sont masqués. La conversation elle-même reste dans votre navigateur jusqu'à sa fermeture.
• Votre panier dans P3PrintShop : son contenu et le moment, si vous avez ouvert la page de paiement, et la raison que vous cochez éventuellement si vous ne commandez pas. Nous conservons cela de façon anonyme sous un numéro aléatoire présent uniquement dans votre navigateur, sans nom, adresse ni données de navigateur, afin de voir quels produits restent souvent sans suite et ce que nous pouvons améliorer. Cela ne permet pas de vous identifier ni de vous contacter. Après 90 jours, ces données sont supprimées.
• Facebook et Instagram : si vous envoyez un message à notre page Facebook via Messenger, ou si vous remplissez un formulaire lié à une de nos publicités sur Facebook ou Instagram, nous recevons votre nom, l'identifiant que Meta vous attribue pour notre page, votre message et ce que vous avez indiqué dans le formulaire. Nous conservons cela comme une demande, comme une demande via notre site web.
• Comptage dans la boutique : le nombre de visites d'une page de P3PrintShop et les clics, par jour. Nous ne conservons rien sur vous à cette occasion : pas de cookie, pas d'adresse IP, pas d'appareil et pas d'heure.
• Comptage sur p3media.be : le nombre de fois qu'une page est consultée et d'où provient une visite (par exemple Google, un réseau social ou directement), par jour. Nous ne conservons que ce type de source, pas l'adresse de la page d'où vous veniez, et comme en magasin, rien sur vous : pas de cookie, pas d'adresse IP, pas d'appareil et pas d'heure.
• Des données techniques lors de votre visite, comme votre adresse IP, traitées par notre hébergeur pour assurer le fonctionnement sécurisé du site. Nous utilisons une adresse IP raccourcie (hachée) pour limiter les abus des formulaires et de l'assistant.

3. Pour quoi utilisons-nous vos données ?

• Répondre à votre question ou demande et planifier un entretien.
• Préparer et exécuter une proposition, une offre ou un contrat.
• Exécuter votre commande dans P3PrintShop : concevoir si vous le demandez, faire imprimer, livrer, facturer et répondre à vos questions à ce sujet.
• Gestion des clients, facturation, suivi de projet et support.
• Améliorer l'assistant IA et prévenir les abus.
• Respecter les obligations légales, comme les obligations fiscales et comptables.

4. Base légale

• Mesures précontractuelles et exécution d'un contrat (art. 6.1.b RGPD) : lorsque vous envoyez le formulaire, réservez un rendez-vous, laissez vos données dans l'assistant pour une demande, demandez une analyse ou un devis, commandez dans P3PrintShop ou devenez client.
• Consentement (art. 6.1.a RGPD) : pour les cookies statistiques et publicitaires. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment via « Paramètres des cookies ».
• Obligation légale : par exemple les obligations comptables et fiscales, et la vérification d'un numéro de TVA pour une commande sans TVA.
• Intérêt légitime : sécurité de notre site et de nos systèmes, et suivi limité des clients existants.

5. L'assistant IA

Petry, l'assistant IA de notre site, est une application d'intelligence artificielle. Il répond aux questions sur la base des informations présentes sur ce site. Pour générer une réponse, votre question est traitée par Anthropic PBC (États-Unis), le fournisseur du modèle d'IA Claude, qui travaille pour notre compte. Selon ses conditions commerciales, Anthropic n'utilise pas les données reçues via l'API pour entraîner ses modèles. Pour en savoir plus sur le transfert vers les États-Unis, consultez le point 7b.

Dans votre compte client (Mon P3Media), vous pouvez aussi discuter avec Petry. Pour vous répondre, le modèle d'IA reçoit alors, en plus de votre question, les données de votre propre compte : vos projets et leurs étapes, vos rendez-vous, vos services, vos demandes et notre liste de services et prix. Anthropic les traite dans les mêmes conditions. Petry ne résout rien lui-même et ne prend aucune décision : un problème, une modification ou un service que vous demandez, il le note comme demande, et un collaborateur de P3Media lit et traite chaque demande.

Dans P3PrintShop, Petry vous aide à choisir le bon produit. Pour cela, le modèle d'IA reçoit votre question ainsi que les produits et prix de la boutique, selon les mêmes conditions d'Anthropic. Petry ne commande rien et ne met rien dans votre panier : c'est vous qui le faites.

Lorsque vous nous envoyez un e-mail, ce même modèle d'IA peut proposer une réponse dans notre environnement de gestion. Le texte de votre message est alors traité par Anthropic, dans les mêmes conditions. Un collaborateur relit chaque proposition et envoie lui-même la réponse : rien ne part automatiquement.

Lorsque vous réservez un rendez-vous via Petry ou via l'agenda de notre site, nous conservons votre nom, votre adresse e-mail, éventuellement votre numéro de GSM et votre entreprise, ainsi que le moment choisi. Le rendez-vous est ajouté à notre agenda (Google Agenda) et vous recevez une confirmation par e-mail.

Ne partagez pas de données sensibles dans l'assistant, comme des données de santé ou des numéros d'identité. L'assistant ne donne aucun conseil juridique, fiscal ou médical.

5b. Statistiques et publicités

Avec votre consentement, nous utilisons Google Analytics 4 pour mesurer l'utilisation du site et Google Ads pour mesurer quelles publicités mènent à des demandes. Sans consentement, aucun cookie n'est placé à cette fin. Base légale : votre consentement, que vous pouvez toujours retirer via « Paramètres des cookies ».

Google agit ici comme sous-traitant pour la mesure et, pour la personnalisation publicitaire, comme responsable du traitement autonome. Les détails sur les cookies et les durées de conservation figurent dans notre politique en matière de cookies.

5c. Si nous approchons nous-mêmes votre entreprise

Il nous arrive de contacter nous-mêmes une entreprise de la région, en lui proposant un site de démonstration gratuit. Pour cela, nous conservons le nom de l'entreprise, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone généraux, le site web, les données de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) et ce que nous avons constaté sur le site public.

Ces données proviennent de sources publiques : le site de l'entreprise elle-même, des annuaires d'entreprises publics et la BCE. La base légale est notre intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) de présenter nos services aux entreprises.

Par e-mail, nous ne contactons que des personnes morales, à une adresse générale comme info@. Une entreprise reçoit au maximum un message et un rappel. Chaque message précise qu'il s'agit de publicité et contient un lien de désinscription. Répondre "stop" fonctionne aussi. Ensuite, nous ne recontactons plus l'entreprise et conservons uniquement le fait que nous ne pouvons plus la contacter.

La page personnelle de ce message indique si elle a été consultée. Si vous y remplissez un formulaire, nous traitons ces données comme toute autre demande.

6. Combien de temps conservons-nous vos données ?

• Demandes via le formulaire ou l'assistant : maximum 2 ans après le dernier contact pertinent, sauf si vous devenez client.
• Conversations avec l'assistant sans demande : maximum 12 mois.
• Données clients et de facturation : au moins 7 ans, comme l'exige la législation comptable et fiscale.
• Une proposition approuvée et la preuve de votre accord : pendant toute la durée du contrat, puis aussi longtemps que la loi l'exige pour les données clients et de facturation.
• Commandes dans P3PrintShop et leur facture : 7 ans, comme l'exige la législation comptable et fiscale.
• Fichiers liés à une commande : aussi longtemps que nécessaire pour exécuter votre commande et vous permettre de la recommander, et au maximum 2 ans après la livraison.
• Messages via Messenger et réponses à un formulaire lié à une publicité : comme une demande, au maximum 2 ans après le dernier contact pertinent, sauf si vous devenez client.
• Liens de connexion et sessions de votre compte : un lien de connexion fonctionne 30 minutes (une invitation 24 heures), une session 30 jours. Passé ce délai, ils sont sans valeur.

7. Avec qui partageons-nous vos données ?

Nous ne vendons pas vos données. Nous travaillons toutefois avec des sous-traitants qui agissent pour notre compte et sont contractuellement tenus de protéger vos données :

• Hébergement du site (Vercel).
• Google (Google Analytics et Google Ads), uniquement avec votre consentement.
• Notre agenda pour les rendez-vous réservés (Google Agenda), une copie des fichiers des clients dans notre propre Google Drive, et l'envoi d'e-mails de confirmation (Resend).
• Stockage des demandes, conversations, messages et fichiers des clients dans une base de données et un stockage situés dans l'UE (Supabase, région Francfort), lorsque celui-ci est utilisé.
• Anthropic PBC, le fournisseur du modèle d'IA Claude derrière l'assistant.
• Mollie B.V. (Pays-Bas), pour le paiement en ligne d'une commande dans P3PrintShop.
• Billit (Belgique), notre logiciel de facturation, qui génère la facture de votre commande et l'envoie dans votre boîte mail.
• Notre partenaire d'impression fixe dans l'Union européenne, qui réalise et expédie votre impression : il reçoit ce qui doit être imprimé et l'adresse de livraison. Le transporteur qui livre le colis reçoit l'adresse de livraison.
• La Commission européenne (VIES) : nous demandons si un numéro de TVA existe et quel nom et quelle adresse lui correspondent, comme sur sa page publique. Lors du paiement, nous l'affichons dans le formulaire sans le conserver ; ce n'est qu'à la commande que nous le conservons. Nous n'envoyons que le numéro.
• Hostinger, pour notre boîte mail : les e-mails que nous vous envoyons et que vous nous envoyez.
• Meta (WhatsApp, Facebook Messenger et les formulaires liés à nos publicités sur Facebook et Instagram), lorsque vous nous contactez par cette voie ou que nous vous répondons.
• Logiciels d'e-mail, de comptabilité et de facturation, ainsi que nos conseillers professionnels si nécessaire.
• Autorités publiques, uniquement lorsque nous y sommes légalement tenus.

7b. Transfert hors de l'Espace économique européen

Certains de ces sous-traitants sont établis aux États-Unis ou peuvent y traiter des données : Vercel (hébergement), Resend (e-mail), Google (Agenda, Drive, Analytics et Ads), Anthropic (assistant IA) et Meta (WhatsApp, Messenger et les formulaires liés à nos publicités). Ce transfert s'effectue uniquement avec des garanties appropriées : le EU-US Data Privacy Framework lorsque le fournisseur y est certifié, et/ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne dans l'accord de sous-traitance du fournisseur. Notre base de données se trouve dans l'UE (Supabase, région Francfort).

Mollie, Billit et notre partenaire d'impression traitent vos données dans l'Union européenne.

8. Cookies et stockage local

Nous ne plaçons que des cookies et un stockage local nécessaires. Les cookies statistiques et publicitaires de Google ne sont placés que si vous les autorisez (voir point 5b). Vous trouverez la liste exacte de ces cookies et leur durée de conservation dans notre politique en matière de cookies.

9. Vos droits

Dans les limites du RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité et d'opposition, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment. Envoyez votre demande à info@p3media.be. Pour protéger votre vie privée, nous pouvons vous demander de confirmer votre identité.

10. Plaintes

Si vous estimez que nous ne traitons pas vos données correctement, contactez-nous d'abord via info@p3media.be. Vous pouvez également introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données (APD), rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.autoriteprotectiondonnees.be, contact@apd-gba.be.

11. Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées : connexions sécurisées (HTTPS), accès limité aux systèmes, données personnelles protégées dans les journaux, mots de passe forts et mises à jour régulières. Aucun service en ligne n'est totalement sans risque, mais nous le réduisons au minimum.

12. Modifications

Nous pouvons adapter cette politique de confidentialité lorsque nos services ou la législation évoluent. La version la plus récente se trouve toujours sur cette page, avec la date de la dernière modification.