Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est Harun Inan (entreprise individuelle), exerçant sous le nom commercial P3Media, Wielewaalstraat 25, 3582 Beringen, Belgique, numéro d'entreprise (BCE) 1026.676.704, TVA BE1026676704.

E-mail : info@p3media.be. Téléphone : +32 485 14 51 88.

2. Quelles données personnelles traitons-nous ?

Nous ne traitons que les données personnelles nécessaires à des finalités clairement définies. Selon la manière dont vous utilisez notre site, il s'agit de :

• Le formulaire pour une analyse système gratuite : nom, nom de votre entreprise, adresse e-mail, numéro de téléphone (facultatif), secteur et contenu de votre message.
• L'assistant IA : les questions que vous posez et les réponses. Si vous laissez vos coordonnées dans la conversation pour une demande, nous traitons votre nom, votre adresse e-mail et éventuellement votre numéro de téléphone et le nom de votre entreprise. Dans nos journaux, les adresses e-mail et numéros de téléphone sont masqués.
• Rendez-vous et collaboration : coordonnées, informations sur votre entreprise et vos objectifs, et notes issues des échanges.
• Des données techniques lors de votre visite, comme votre adresse IP, traitées par notre hébergeur pour assurer le fonctionnement sécurisé du site. Nous utilisons une adresse IP raccourcie (hachée) pour limiter les abus des formulaires et de l'assistant.

3. Pour quoi utilisons-nous vos données ?

• Répondre à votre question ou demande et planifier un entretien.
• Préparer et exécuter une proposition, une offre ou un contrat.
• Gestion des clients, facturation, suivi de projet et support.
• Améliorer l'assistant IA et prévenir les abus.
• Respecter les obligations légales, comme les obligations fiscales et comptables.

4. Base légale

• Mesures précontractuelles et exécution d'un contrat (art. 6.1.b RGPD) : lorsque vous envoyez le formulaire, réservez un rendez-vous, laissez vos coordonnées dans l'assistant pour une demande, demandez une analyse ou une offre, ou devenez client.
• Consentement (art. 6.1.a RGPD) : pour les cookies statistiques et publicitaires. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment via « Paramètres des cookies ».
• Obligation légale : par exemple les obligations comptables et fiscales.
• Intérêt légitime : sécurité de notre site et de nos systèmes, et suivi limité des clients existants.

5. L'assistant IA

Petry, l'assistant IA de notre site, est une application d'intelligence artificielle. Il répond aux questions sur la base des informations présentes sur ce site. Pour générer une réponse, votre question est traitée par Anthropic PBC (États-Unis), le fournisseur du modèle d'IA Claude, qui travaille pour notre compte. Selon ses conditions commerciales, Anthropic n'utilise pas les données reçues via l'API pour entraîner ses modèles. Pour en savoir plus sur le transfert vers les États-Unis, consultez le point 7b.

Lorsque vous réservez un rendez-vous via Petry ou via l'agenda de notre site, nous conservons votre nom, votre adresse e-mail, éventuellement votre numéro de GSM et votre entreprise, ainsi que le moment choisi. Le rendez-vous est ajouté à notre agenda (Google Agenda) et vous recevez une confirmation par e-mail.

Ne partagez pas de données sensibles dans l'assistant, comme des données de santé ou des numéros d'identité. L'assistant ne donne aucun conseil juridique, fiscal ou médical.

5b. Statistiques et publicités

Avec votre consentement, nous utilisons Google Analytics 4 pour mesurer l'utilisation du site et Google Ads pour mesurer quelles publicités mènent à des demandes. Sans consentement, aucun cookie n'est placé à cette fin. Base légale : votre consentement, que vous pouvez toujours retirer via « Paramètres des cookies ».

Google agit ici comme sous-traitant pour la mesure et, pour la personnalisation publicitaire, comme responsable du traitement autonome. Les détails sur les cookies et les durées de conservation figurent dans notre politique en matière de cookies.

6. Combien de temps conservons-nous vos données ?

• Demandes via le formulaire ou l'assistant : maximum 2 ans après le dernier contact pertinent, sauf si vous devenez client.
• Conversations avec l'assistant sans demande : maximum 12 mois.
• Données clients et de facturation : au moins 7 ans, comme l'exige la législation comptable et fiscale.

7. Avec qui partageons-nous vos données ?

Nous ne vendons pas vos données. Nous travaillons toutefois avec des sous-traitants qui agissent pour notre compte et sont contractuellement tenus de protéger vos données :

• Hébergement du site (Vercel).
• Google (Google Analytics et Google Ads), uniquement avec votre consentement.
• Notre agenda pour les rendez-vous réservés (Google Agenda) et l'envoi des e-mails de confirmation (Resend).
• Stockage des demandes et conversations dans une base de données dans l'UE (Supabase, région Frankfurt), lorsqu'elle est utilisée.
• Anthropic PBC, le fournisseur du modèle d'IA Claude derrière l'assistant.
• WhatsApp (Meta), uniquement lorsque vous nous contactez vous-même via WhatsApp.
• Logiciels d'e-mail, de comptabilité et de facturation, ainsi que nos conseillers professionnels si nécessaire.
• Autorités publiques, uniquement lorsque nous y sommes légalement tenus.

7b. Transfert hors de l'Espace économique européen

Certains de ces sous-traitants sont établis aux États-Unis ou peuvent y traiter des données : Vercel (hébergement), Resend (e-mail), Google (Agenda, Analytics et Ads), Anthropic (assistant IA) et Meta (WhatsApp). Ce transfert ne se fait qu'avec des garanties appropriées : le Data Privacy Framework UE-États-Unis lorsque le fournisseur y est certifié, et/ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne dans l'accord de sous-traitance du fournisseur. Notre base de données se trouve dans l'UE (Supabase, région Frankfurt).

8. Cookies et stockage local

Nous ne plaçons que des cookies et un stockage local nécessaires. Les cookies statistiques et publicitaires de Google ne sont placés que si vous les autorisez (voir point 5b). Vous trouverez la liste exacte de ces cookies et leur durée de conservation dans notre politique en matière de cookies.

9. Vos droits

Dans les limites du RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité et d'opposition, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment. Envoyez votre demande à info@p3media.be. Pour protéger votre vie privée, nous pouvons vous demander de confirmer votre identité.

10. Plaintes

Si vous estimez que nous ne traitons pas vos données correctement, contactez-nous d'abord via info@p3media.be. Vous pouvez également introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données (APD), rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.autoriteprotectiondonnees.be, contact@apd-gba.be.

11. Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées : connexions sécurisées (HTTPS), accès limité aux systèmes, données personnelles protégées dans les journaux, mots de passe forts et mises à jour régulières. Aucun service en ligne n'est totalement sans risque, mais nous le réduisons au minimum.

12. Modifications

Nous pouvons adapter cette politique de confidentialité lorsque nos services ou la législation évoluent. La version la plus récente se trouve toujours sur cette page, avec la date de la dernière modification.