Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is Harun Inan (eenmanszaak), handelend onder de handelsnaam P3Media, Wielewaalstraat 25, 3582 Beringen, België, ondernemingsnummer (KBO) 1026.676.704, btw BE1026676704.

E-mail: info@p3media.be. Telefoon: +32 485 14 51 88.

Dit privacybeleid geldt voor onze website p3media.be, voor je account als klant (Mijn P3Media) en voor onze drukwerkwinkel P3PrintShop op p3printshop.be.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken enkel persoonsgegevens die nodig zijn voor duidelijk omschreven doelen. Afhankelijk van hoe je onze website gebruikt, gaat het om:

• Het formulier voor een gratis systeemanalyse: naam, naam van je zaak, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), sector en de inhoud van je bericht.
• De AI-assistent: de vragen die je stelt en de antwoorden. Laat je in het gesprek je gegevens achter voor een aanvraag, dan verwerken we je naam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer en de naam van je zaak. In onze logboeken worden e-mailadressen en telefoonnummers afgeschermd.
• Afspraken en samenwerking: contactgegevens, informatie over je bedrijf en doelen, notities uit gesprekken en telefoongesprekken, en de berichten die we met je uitwisselen (onze mails aan jou, jouw mails aan ons en de WhatsApp-berichten die wij je sturen), zodat je aanvraag op één plek opgevolgd wordt.
• Je persoonlijke pagina na een aanvraag of afspraak: hoe je wil kennismaken (videogesprek, telefoon of bij ons op kantoor), het adres van je zaak als we bij jou langskomen, wat je invult als voorbereiding, je reactie op wat we voor je klaarzetten, en wanneer de pagina bekeken is. Keur je er een voorstel goed, dan bewaren we de naam die je intypt, het moment, je browser en een verkort (gehasht) kenmerk van je IP-adres als bewijs van je akkoord, samen met het voorstel zoals het er toen stond. Tijdens een project zie je er de stappen en vink je af wat je ons bezorgd hebt. Wie de link heeft, kan de pagina openen: deel ze alleen met wie mag meekijken.
• Je account als klant (Mijn P3Media): het mailadres waarmee je inlogt en je naam, wanneer je voor het eerst en het laatst inlogde, en per login je browser en een verkort (gehasht) kenmerk van je IP-adres, zodat je ziet waar je ingelogd bent en overal kan uitloggen. Inloggen gebeurt met een eenmalige link in je mailbox: we bewaren geen wachtwoord. Zodra je een account hebt, toont de link naar je persoonlijke pagina enkel nog je afspraak en een knop om in te loggen; je voorstellen, projecten en diensten staan dan achter de login.
• Berichten en bestanden: wat je ons schrijft onder "Berichten", de bestanden die je ons bezorgt (foto's, een logo, teksten) en de documenten die wij voor je klaarzetten, met de naam van het bestand en het moment. Een bestand bewaren we zoals je het verstuurt. Geef je onder "Wat vind je ervan?" je mening, dan bewaren we je cijfer en wat je erbij schrijft.
• Je huisstijl in je account: bewaar je je huisstijl (de naam op je drukwerk, kleuren, lettertypes, vaste teksten zoals adres en website, je logo en andere huisstijlbestanden), dan bewaren we die zolang je klant bent, om je briefing bij een volgende bestelling vooraf in te vullen. Je past ze aan of laat ze verwijderen wanneer je wilt.
• Verzoeken in je account: wat je meldt of vraagt onder "Verzoeken" (een probleem, een wijziging, een vraag), de dienst die je aanvraagt met de prijs zoals je ze op dat moment zag, de berichten bij dat verzoek en hoe het is afgehandeld.
• Bestellingen in P3PrintShop: de naam van je zaak, je btw-nummer, de naam van de contactpersoon, je e-mailadres, je telefoonnummer, het leveradres, een opmerking als je die invult, wat je bestelt en wat je betaalde. Je betaalt bij Mollie: wij zien je kaart- of bankgegevens niet, enkel of de betaling gelukt is. Een btw-nummer uit een ander EU-land controleren we bij de Europese Commissie (VIES).
• Bestanden bij een bestelling: het drukbestand of het materiaal voor je ontwerp dat je op de pagina van je bestelling oplaadt, met de naam van het bestand en het moment.
• Petry in de winkel: de vragen die je in P3PrintShop aan Petry stelt en de antwoorden. Die gesprekken koppelen we niet aan je naam; in onze logboeken worden e-mailadressen en telefoonnummers afgeschermd. Het gesprek zelf blijft in je browser tot je die sluit.
• Je winkelmand in P3PrintShop: wat erin ligt en wanneer, of je het afrekenen opende, en de reden die je eventueel aanvinkt als je niet bestelt. Dat bewaren we anoniem onder een willekeurig nummer dat alleen in je browser staat, zonder naam, adres of browsergegevens, om te zien welke producten vaak blijven liggen en wat we beter kunnen doen. We kunnen je er niet mee herkennen of contacteren. Na 90 dagen wordt het gewist.
• Facebook en Instagram: stuur je onze Facebook-pagina een bericht via Messenger, of vul je een formulier in bij een advertentie van ons op Facebook of Instagram, dan krijgen we je naam, het kenmerk dat Meta je voor onze pagina geeft, je bericht en wat je in het formulier invulde. We bewaren dat als aanvraag, zoals een aanvraag via onze website.
• Tellen in de winkel: hoe vaak een pagina van P3PrintShop bekeken wordt en waarop geklikt wordt, per dag. Daarbij bewaren we niets over jou: geen cookie, geen IP-adres, geen toestel en geen tijdstip.
• Tellen op p3media.be: hoe vaak een pagina bekeken wordt en van waar een bezoek komt (bijvoorbeeld Google, een sociaal netwerk of rechtstreeks), per dag. We bewaren alleen die soort bron, niet het adres van de pagina waar je vandaan kwam, en net als in de winkel niets over jou: geen cookie, geen IP-adres, geen toestel en geen tijdstip.
• Technische gegevens bij je bezoek, zoals je IP-adres, die onze hostingprovider verwerkt om de website veilig te laten werken. Een verkort (gehasht) IP-adres gebruiken we om misbruik van formulieren en de assistent te beperken.

3. Waarvoor gebruiken wij je gegevens?

• Je vraag of aanvraag beantwoorden en een gesprek plannen.
• Een voorstel, offerte of overeenkomst voorbereiden en uitvoeren.
• Je bestelling in P3PrintShop uitvoeren: ontwerpen als je daarom vraagt, laten drukken, leveren, factureren en je vragen erover beantwoorden.
• Klantenbeheer, facturatie, projectopvolging en ondersteuning.
• De AI-assistent verbeteren en misbruik voorkomen.
• Wettelijke verplichtingen naleven, zoals fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.

4. Rechtsgrond

• Precontractuele maatregelen en uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b GDPR): wanneer je het formulier verstuurt, een afspraak boekt, in de assistent je gegevens achterlaat voor een aanvraag, een analyse of offerte vraagt, in P3PrintShop bestelt of klant wordt.
• Toestemming (art. 6.1.a GDPR): voor statistiek- en advertentiecookies. Je kan die toestemming op elk moment intrekken via "Cookie-instellingen".
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld boekhoudkundige en fiscale verplichtingen, en de controle van een btw-nummer voor een bestelling zonder btw.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging van onze website en systemen, en beperkte opvolging van bestaande klanten.

5. De AI-assistent

Petry, de AI-assistent op onze website, is een AI-toepassing. Hij beantwoordt vragen op basis van de informatie op deze website. Om een antwoord te genereren, wordt je vraag verwerkt door Anthropic PBC (Verenigde Staten), de aanbieder van het AI-model Claude, die in onze opdracht werkt. Volgens zijn commerciële voorwaarden gebruikt Anthropic gegevens die via de API binnenkomen niet om zijn modellen te trainen. Over de doorgifte naar de Verenigde Staten lees je meer in punt 7b.

In je account als klant (Mijn P3Media) kun je ook met Petry praten. Om je te antwoorden, krijgt het AI-model dan naast je vraag de gegevens van je eigen account te lezen: je projecten en hun stappen, je afspraken, je diensten, je verzoeken en onze lijst met diensten en prijzen. Anthropic verwerkt die onder dezelfde voorwaarden. Petry lost zelf niets op en neemt geen beslissingen: een probleem, een wijziging of een dienst die je aanvraagt, noteert hij als verzoek, en een medewerker van P3Media leest en behandelt elk verzoek.

In P3PrintShop helpt Petry je het juiste product kiezen. Daarvoor krijgt het AI-model je vraag en de producten en prijzen van de winkel te lezen, onder dezelfde voorwaarden van Anthropic. Petry bestelt niets en legt niets in je winkelmand: dat doe je zelf.

Wanneer je ons mailt, kan hetzelfde AI-model in onze beheeromgeving een antwoord voorstellen. Daarvoor wordt de tekst van je bericht verwerkt door Anthropic, onder dezelfde voorwaarden. Een medewerker leest elk voorstel na en verstuurt het antwoord zelf: er vertrekt niets automatisch.

Wanneer je via Petry of via de agenda op onze website een afspraak boekt, bewaren we je naam, e-mailadres, optioneel je gsm-nummer en zaak, en het gekozen moment. De afspraak komt in onze agenda (Google Agenda) en je krijgt een bevestiging per e-mail.

Deel in de assistent geen gevoelige gegevens zoals gezondheidsgegevens of identiteitsnummers. De assistent geeft geen juridisch, fiscaal of medisch advies.

5b. Statistieken en advertenties

Met je toestemming gebruiken we Google Analytics 4 om het gebruik van de website te meten en Google Ads om te meten welke advertenties tot aanvragen leiden. Zonder toestemming worden daarvoor geen cookies geplaatst. Rechtsgrond: je toestemming, die je altijd kan intrekken via "Cookie-instellingen".

Google treedt hierbij op als verwerker voor de meting en, voor advertentiepersonalisatie, als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Details over cookies en bewaartermijnen staan in ons cookiebeleid.

5c. Als wij jouw bedrijf zelf benaderen

Soms nemen wij zelf contact op met een bedrijf uit de regio, met het aanbod van een gratis demo-website. Daarvoor houden we de naam van het bedrijf bij, het algemene mailadres en telefoonnummer, de website, de gegevens uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en wat we op de openbare website zagen.

Die gegevens komen uit openbare bronnen: de website van het bedrijf zelf, openbare bedrijvengidsen en de KBO. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f GDPR) om onze diensten aan bedrijven voor te stellen.

Per e-mail benaderen we alleen rechtspersonen, op een algemeen adres zoals info@. Een bedrijf krijgt hoogstens één bericht en één herinnering. Elk bericht zegt dat het reclame is en bevat een link om uit te schrijven. Antwoorden met "stop" werkt ook. Daarna benaderen we het bedrijf niet meer en houden we alleen bij dat we het niet meer mogen benaderen.

De persoonlijke pagina in zo'n bericht noteert of ze bekeken is. Vul je er een formulier in, dan verwerken we die gegevens zoals elke andere aanvraag.

6. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

• Aanvragen via het formulier of de assistent: maximaal 2 jaar na het laatste relevante contact, tenzij je klant wordt.
• Gesprekken met de assistent zonder aanvraag: maximaal 12 maanden.
• Klant- en facturatiegegevens: minstens 7 jaar, zoals de boekhoudkundige en fiscale wetgeving vereist.
• Een goedgekeurd voorstel en het bewijs van je akkoord: zolang de overeenkomst loopt en daarna zolang de wet het vraagt voor klant- en facturatiegegevens.
• Bestellingen in P3PrintShop en de factuur ervan: 7 jaar, zoals de boekhoudkundige en fiscale wetgeving vereist.
• Bestanden bij een bestelling: zolang we ze nodig hebben om je bestelling uit te voeren en je ze opnieuw te laten bestellen, en uiterlijk 2 jaar na de levering.
• Berichten via Messenger en antwoorden op een formulier bij een advertentie: zoals een aanvraag, maximaal 2 jaar na het laatste relevante contact, tenzij je klant wordt.
• Inloglinks en sessies van je account: een inloglink werkt 30 minuten (een uitnodiging 24 uur), een sessie 30 dagen. Daarna zijn ze waardeloos.

7. Met wie delen wij je gegevens?

Wij verkopen je gegevens niet. We werken wel met verwerkers die in onze opdracht handelen en contractueel verplicht zijn je gegevens te beschermen:

• Hosting van de website (Vercel).
• Google (Google Analytics en Google Ads), enkel met je toestemming.
• Onze agenda voor geboekte afspraken (Google Agenda), een kopie van de bestanden van klanten in onze eigen Google Drive, en het versturen van bevestigingsmails (Resend).
• Opslag van aanvragen, gesprekken, berichten en de bestanden van klanten in een database en opslag in de EU (Supabase, regio Frankfurt), wanneer die gebruikt wordt.
• Anthropic PBC, de aanbieder van het AI-model Claude achter de assistent.
• Mollie B.V. (Nederland), voor de online betaling van een bestelling in P3PrintShop.
• Billit (België), onze facturatiesoftware, die de factuur van je bestelling maakt en naar je mailbox stuurt.
• Onze vaste drukpartner in de Europese Unie, die je drukwerk maakt en verstuurt: die krijgt wat er gedrukt moet worden en het leveradres. De vervoerder die het pakket levert, krijgt het leveradres.
• De Europese Commissie (VIES), voor de controle van een btw-nummer uit een ander EU-land.
• Hostinger, voor onze mailbox: de mails die we je sturen en die je ons stuurt.
• Meta (WhatsApp, Facebook Messenger en de formulieren bij onze advertenties op Facebook en Instagram), wanneer je ons via die weg contacteert of wij je antwoorden.
• E-mail-, boekhoud- en facturatiesoftware, en onze professionele adviseurs voor zover nodig.
• Overheidsinstanties, enkel wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

7b. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Een aantal van deze verwerkers is gevestigd in de Verenigde Staten of kan daar gegevens verwerken: Vercel (hosting), Resend (e-mail), Google (Agenda, Drive, Analytics en Ads), Anthropic (AI-assistent) en Meta (WhatsApp, Messenger en de formulieren bij onze advertenties). Die doorgifte gebeurt enkel met passende waarborgen: het EU-VS Data Privacy Framework waar de aanbieder daaronder gecertificeerd is, en/of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie in de verwerkersovereenkomst van de aanbieder. Onze database staat in de EU (Supabase, regio Frankfurt).

Mollie, Billit en onze drukpartner verwerken je gegevens in de Europese Unie.

8. Cookies en lokale opslag

We plaatsen enkel noodzakelijke cookies en lokale opslag. Statistiek- en advertentiecookies van Google plaatsen we alleen als jij dat toestaat (zie punt 5b). Welke cookies het precies zijn en hoe lang ze bewaard worden, lees je in ons cookiebeleid.

9. Jouw rechten

Binnen de grenzen van de GDPR heb je het recht op inzage, verbetering, wissing, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar, en het recht om je toestemming op elk moment in te trekken. Stuur je verzoek naar info@p3media.be. Ter bescherming van je privacy kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen.

10. Klachten

Vind je dat we je gegevens niet correct verwerken, neem dan eerst contact met ons op via info@p3media.be. Je kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, contact@apd-gba.be.

11. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: beveiligde verbindingen (HTTPS), beperkte toegang tot systemen, afgeschermde persoonsgegevens in logboeken, sterke wachtwoorden en regelmatige updates. Geen enkele online dienst is volledig zonder risico, maar we houden het zo klein mogelijk.

12. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze diensten of de wetgeving veranderen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging.