De telefoon tijdens een consult
In een praktijk komt de telefoon altijd op het verkeerde moment. Een kinesist staat met zijn handen op een patiënt, een tandarts zit midden in een behandeling, een psycholoog is in gesprek. Opnemen kan niet. Wie niet doorkomt, belt later terug, of haakt af en zoekt een andere praktijk.
Wie wel doorkomt, wordt vaak door een collega geholpen die daarvoor zelf het werk neerlegt. En 's avonds ligt er een terugbellijst, met nummers van mensen die intussen misschien al elders terechtkwamen.
Dat is geen kwestie van organisatie. Het is de telefoon als enige weg naar een afspraak. Geef patiënten een tweede weg, en een groot deel regelt het liever zelf.
Zo boekt een patiënt zelf
Een online agenda voor een praktijk werkt in een paar stappen:
- De patiënt kiest het type afspraak: een eerste consult, een vervolgafspraak, een controle. Elk type heeft zijn eigen duur, met bufferruimte als jij dat wil.
- Hij kiest de zorgverlener, of in een groepspraktijk de eerste vrije plek.
- Hij ziet enkel de momenten die echt vrij zijn.
- Hij laat zijn naam en contactgegevens achter en krijgt meteen een bevestiging.
De dag voor de afspraak krijgt hij een herinnering, per sms, mail of WhatsApp, met een link om te annuleren of te verplaatsen. Wie niet kan komen, laat de plek vrij, en die plek staat meteen weer online voor iemand anders. Zo blijft een leeg uur geen leeg uur. Meer daarover lees je op onze pagina over patiënten die niet komen opdagen.
De telefoon blijft bestaan. Wie liever belt, belt. Alleen hoeft niet meer alles via de telefoon.
Wat je wel en niet vraagt
In een praktijk gaat het om gezondheidsgegevens, en die vragen extra zorg. Daarom begint privacy niet bij techniek, maar bij wat je vraagt.
- Vraag enkel wat nodig is om een afspraak te maken. Een naam, een manier om de patiënt te bereiken, het type afspraak en het moment. Niet meer.
- Geen klachten in een vrij tekstveld. Het type afspraak zegt genoeg om de juiste duur in te plannen. Wat de patiënt precies heeft, bespreekt hij in de praktijk, niet in een websiteformulier.
- Documenten niet via mail. Een verwijsbrief of een ingevuld formulier komt binnen in een beveiligd patiëntportaal, niet als bijlage in een mailbox waar iedereen aan kan.
- Toegang per persoon. Wie in je team wat mag zien, stel je per persoon in.
Medische gegevens horen niet in een websiteformulier, en zo bouwen we het ook.
Wie mag online boeken, en wanneer
Online boeken betekent niet dat iedereen op elk moment alles kan vastleggen. Jij beslist:
- Wie. Bijvoorbeeld enkel bestaande patiënten, of iedereen voor een eerste consult.
- Wat. Enkel bepaalde types afspraken online, de rest op afspraak via de praktijk.
- Wanneer. Welke uren online boekbaar zijn, hoe lang vooraf iemand mag boeken en tot hoe laat hij nog kan annuleren.
In een groepspraktijk heeft elke zorgverlener zijn eigen agenda, met zijn eigen types afspraken en zijn eigen uren. De patiënt kiest bij wie hij boekt.
Praktische vragen, zonder medisch advies
Naast afspraken komen er elke dag dezelfde vragen: waar kan ik parkeren, wordt dit terugbetaald, wat breng ik mee? Die vragen kan een assistent op je website opvangen, met de informatie van jouw praktijk.
Wat hij nooit doet, is medisch advies geven. Een vraag over een klacht, een behandeling of medicatie geeft hij door aan jou of je team. Hij beantwoordt enkel praktische vragen, en al de rest verwijst hij door. Dat is de afspraak waarmee we hem bouwen.
Hoe we het bouwen
Voor praktijken bouwen we met privacy als uitgangspunt: enkel de gegevens die nodig zijn, afgeschermde toegang per persoon, servers in de Europese Unie en werken volgens de GDPR.
Wat we niet doen: attesten voor het ziekenfonds. Die lopen via je erkende praktijksoftware en eAttest. Wij bouwen de online agenda, de herinneringen, het portaal en je website, en we koppelen waar het kan, ook met een bestaande Google- of Outlook-agenda. Dat bekijken we in de analyse.
Voor zorgverleners gelden ook regels over wat je mag communiceren. Praktijkinformatie moet waarheidsgetrouw en objectief zijn. Hoe dat voor jouw beroep precies zit, vraag je na bij je beroepsorde. Dit artikel is geen juridisch advies.
Begin met één vraag
Hoeveel oproepen gaan er in jouw praktijk per dag over een afspraak? Tel het een week lang. Dat getal zegt meteen hoeveel tijd een online agenda je team teruggeeft, en op welke momenten. Wil je ook een rustige, duidelijke website waarin het boeken ingebouwd zit, kijk dan naar onze praktijkwebsite.