Eerst dit
Dit artikel legt de regels uit zoals wij ze begrijpen, in gewone taal. Het is geen juridisch of fiscaal advies. Twijfel je over jouw situatie, vraag het je boekhouder of de helpdesk van het geregistreerd kassasysteem bij FOD Financiën.
Wat is de witte kassa?
De witte kassa is de gewone naam voor het geregistreerd kassasysteem, kortweg GKS. Het is een kassa met een beveiligingsmodule die elke verkoop registreert, zodat die achteraf niet meer te wijzigen is.
Wie moet een witte kassa gebruiken?
In de horeca geldt een grens:
- Verkoop je maaltijden die ter plaatse opgegeten worden voor meer dan 25.000 euro per jaar (zonder btw), dan moet je een geregistreerd kassasysteem gebruiken.
- Dranken tellen niet mee voor die grens. Een café dat alleen drank schenkt, heeft vandaag dus geen witte kassa nodig.
- Een traiteur die catering met bediening doet, telt die omzet wel mee.
Heb je een witte kassa, dan loopt alles via die kassa: ook afhaal, levering en dranken.
Wat met een QR-menu en online bestellen?
Hier gaat het vaak mis. Een app waarmee gasten aan tafel bestellen en afrekenen, telt zelf als kassasysteem. Moet je een witte kassa gebruiken, dan moet zo'n app gecertificeerd zijn of rechtstreeks gekoppeld aan je geregistreerde kassa.
Wat wel eenvoudig kan:
- Een QR-menu dat je kaart toont, in meerdere talen en met allergenen. Bestellen en afrekenen doet de gast bij je personeel, via je kassa.
- Online bestellen voor afhaal en levering, via je website of WhatsApp. De klant krijgt een bestelbevestiging, geen kasticket.
- Afrekenen aan je eigen kassa: je slaat de bestelling in bij afhaling of voordat de levering vertrekt, en de klant krijgt het kasticket van je kassa.
Zo werkt ons bestelsysteem voor horeca: wij nemen de bestelling op, jouw kassa rekent af.
Komt de witte kassa er voor meer zaken?
De federale regering wil de witte kassa uitbreiden naar de hele horeca en naar andere sectoren, zoals kapsalons, schoonheidssalons en voedingswinkels. Wanneer dat ingaat en onder welke voorwaarden, is nog niet beslist. Kies dus systemen die je later kan koppelen met een geregistreerde kassa.
En buiten de horeca?
Voor winkels en salons is een witte kassa vandaag niet verplicht. Een elektronische kassa die bij elke verkoop een kasticket geeft en een financieel dagrapport maakt, geldt als digitaal dagontvangstenboek, en het kasticket mag daar digitaal. In de horeca moet het kasticket op papier.
Hulp nodig?
Twijfel je hoe online bestellen past bij jouw kassa? In een gratis gesprek van 30 minuten bekijken we hoe jouw zaak vandaag werkt en wat er kan, zonder beloftes die niet kloppen. Bekijk ook onze pagina's voor een frituur of snackbar, een restaurant en een café.