Waarom een online agenda in een kapsalon
In een kapsalon of barbershop komt de telefoon op het slechtste moment: met een schaar in de hand of tijdens het kleuren. Wie niet opneemt, mist een afspraak. Wie wel opneemt, laat de klant in de stoel wachten.
Een online agenda draait dat om. Klanten kiezen zelf een vrij moment, bij de kapper van hun keuze, voor de behandeling die ze willen. Ook 's avonds en in het weekend, wanneer jij gesloten bent.
Zo werkt het voor je klant
- Je klant opent je website, of tikt op een link in Instagram, Google Maps of WhatsApp.
- Hij kiest een behandeling, bijvoorbeeld knippen, knippen en baard of kleuren.
- Hij kiest een kapper, of "eerste vrije plek".
- Hij ziet enkel de momenten die echt vrij zijn, met de juiste duur voor die behandeling.
- Hij laat zijn naam en gsm-nummer achter en krijgt meteen een bevestiging.
Voor de klant duurt dat een halve minuut. Voor jou is het een afspraak die in je agenda staat zonder dat je de telefoon moest opnemen.
Herinneringen tegen lege stoelen
Een vergeten afspraak is een lege stoel die je niet meer kan vullen. Daarom stuurt een goede online agenda automatisch een herinnering, per sms, mail of WhatsApp, de dag voor de afspraak.
In die herinnering zit een link om te annuleren of te verplaatsen. Dat klinkt tegenstrijdig, maar het werkt in je voordeel: wie niet kan komen, laat de plek vrij, en die plek staat meteen weer online voor iemand anders.
Wat je vooraf regelt
- Je behandelingen met hun duur. Een herenknipbeurt duurt anders dan een kleuring. De agenda plant enkel wat past.
- Wie wat doet. Niet elke kapper doet elke behandeling. Dat stel je per medewerker in.
- Je openingsuren en pauzes. Ook vaste vrije dagen en vakanties.
- Hoe ver vooruit klanten mogen boeken, en tot hoe laat ze nog kunnen annuleren.
- Of je een voorschot vraagt voor lange behandelingen. Dat is een keuze, geen verplichting.
Een eigen systeem of een app?
Er bestaan kant-en-klare boekingsapps. Die zijn snel opgezet, maar je klant boekt dan vaak op een platform met andere zaken ernaast, en je betaalt maandelijks per medewerker.
Een eigen online agenda staat op je eigen website, in je eigen stijl, en je klantgegevens blijven van jou. Hij kan ook gekoppeld worden aan een AI-assistent die vragen over prijzen en vrije plekken beantwoordt terwijl jij aan het werk bent. Welke keuze het beste past, hangt af van je zaak: daar is een gesprek voor.
Hoe MensConcept het doet
Voor MensConcept, een barbershop in Hasselt, bouwden we online boeken per kapper met de eerstvolgende vrije plek live op de website. Klanten zien meteen wanneer ze terechtkunnen, en het team hoeft minder te bellen.