De vraag van kwart over elf
Het is 's avonds laat. Je zaak is dicht, je zit eindelijk in de zetel. Op je website tikt iemand: "Zijn jullie morgen open?" Niemand antwoordt. De volgende ochtend zie je de vraag staan, tussen de andere berichten. Je antwoordt, maar je weet niet of die klant nog wacht.
Het is geen moeilijke vraag. Het antwoord staat zelfs op je website. Alleen zoeken klanten niet graag: een vraag stellen gaat sneller dan drie pagina's lezen, en ze verwachten een antwoord op het moment dat ze eraan denken. Dat moment valt vaak buiten je openingsuren.
Daar dient een AI-chatbot voor. Maar hij is geen wondermiddel, en dat hoeft ook niet. Wie weet wat hij wel en niet doet, haalt er het meeste uit.
Wat hij wel doet
Een AI-chatbot zoals wij hem bouwen, doet vijf dingen:
- Hij antwoordt met jouw informatie. Diensten, prijzen, openingsuren en werkwijze: hij is getraind op jouw zaak en antwoordt daarmee, niet met algemene kennis.
- Hij is er dag en nacht. Ook 's avonds en in het weekend, wanneer jij niet aan je gsm wil hangen.
- Hij neemt aanvragen op. Hij verzamelt naam, contact en de vraag, en zet die klaar voor jou of je team.
- Hij spreekt de taal van je klant. Nederlands, Frans, Engels, Turks en meer. Een vraag in een andere taal blijft niet liggen tot iemand tijd heeft om ze te vertalen.
- Hij laat jou meekijken. Alle gesprekken zijn na te lezen. Zo zie je ook welke vragen het vaakst terugkomen.
Een voorbeeld. Een klant vraagt 's avonds of je morgen open bent. De assistent antwoordt met je openingsuren en stelt voor om een afspraak vast te leggen. De klant kiest een uur, de assistent geeft de aanvraag door, en jij bevestigt ze de volgende ochtend.
Wat hij niet doet
Minstens zo belangrijk is wat hij laat.
Hij verzint geen antwoorden. Weet hij iets niet zeker, dan zegt hij dat en geeft hij de vraag door aan jou. Liever een eerlijk "dat vraag ik even na" dan een fout antwoord over je prijs of je openingsuren.
Hij weet niet meer dan wat jij hem geeft. Hij antwoordt met de informatie van jouw zaak. Staat iets nergens beschreven, dan kan hij het niet weten. Dat is geen zwakte, wel de afspraak.
Hij vervangt jou niet. Een klacht, een uitzondering, een gesprek dat een mens nodig heeft: dan geeft hij door. Hij vangt de kleine vragen op, zodat jij tijd hebt voor de grote.
Hij geeft geen medisch advies. In een praktijk beantwoordt hij enkel praktische vragen, nooit medische. Meer daarover lees je op onze pagina voor zorg en praktijken.
Voor welke vragen hij past
Een assistent rendeert het best waar dezelfde vragen elke dag terugkomen:
- Kappers en beauty: vragen over prijzen en vrije plekken.
- Horeca: openingsuren, reservaties en allergenen.
- Zorg en praktijken: enkel praktische vragen.
- Kantoren: de eerste vragen van nieuwe klanten.
Herken je jezelf in elke dag dezelfde vragen beantwoorden? Dan is de kans groot dat een assistent je werk uit handen neemt. Komen je vragen vooral via berichten binnen, dan past een WhatsApp-lijn er goed naast.
Wat jij vooraf klaarzet
Een assistent is zo goed als de informatie die hij krijgt. Vier dingen zet je best op een rij:
- Je vaste antwoorden. Diensten, prijzen, openingsuren, hoe je werkt. Wat je vandaag telkens opnieuw typt, is wat hij moet weten.
- Je meest gestelde vragen. Kijk een week lang in je mailbox en je berichten en noteer wat terugkomt.
- Wat hij moet doorgeven. Bij welke vragen wil je zelf aan de lijn komen?
- Wie de aanvragen krijgt. Een doorgegeven vraag heeft pas zin als iemand ze oppikt.
En de gegevens van je klanten?
Gesprekken worden bewaard om vragen te kunnen beantwoorden. Contactgegevens worden in de logboeken afgeschermd, en we werken volgens de GDPR. Jij houdt de controle: je kan nalezen wat er gevraagd en geantwoord is.
Probeer er zelf een
Je hoeft ons niet op ons woord te geloven. De assistent op deze website is zelf een voorbeeld: hij antwoordt met de informatie van deze site, verzint niets en geeft door aan een mens wanneer dat nodig is. Stel hem op onze demopagina een vraag zoals een klant van jou dat zou doen.
Voor Pergola Inc, een producent uit Istanbul, bouwden we een exportplatform met een AI-adviseur in 7 talen, die klanten helpt kiezen en aanvragen kwalificeert.
Wil je weten wat een assistent voor jouw zaak kan betekenen? Begin met je lijstje van vragen die elke dag terugkomen. Dat is de helft van het werk.