Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is:

P3Media
Type: natuurlijk persoon
Wielewaalstraat 25 1
3582 Beringen, België
Ondernemingsnummer: BE1026676704

E-mail: info@p3media.be
Telefoon: +32 485 14 51 88

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken enkel persoonsgegevens die nodig zijn voor duidelijk omschreven doelen. Afhankelijk van je interactie met onze website kunnen we volgende gegevens verwerken:

2.1 Gegevens via contact-, offerte- en demoformulieren

  • Voornaam en naam

  • Bedrijfsnaam

  • E-mailadres

  • Telefoonnummer

  • Eventueel adresgegevens

  • Huidige website of projectinformatie (indien ingevuld)

  • Voorkeuren rond diensten (bijvoorbeeld webdesign, AI-video, marketing)

  • Inhoud van je bericht of aanvraag

  • Eventuele bijlagen die je zelf toevoegt

2.2 Gegevens voor afspraken, demo’s en strategische gesprekken

  • Contactgegevens (zoals hierboven)

  • Voorkeursdatum en -tijdstip voor een gesprek of demo

  • Informatie over je bedrijf, sector en doelstellingen

  • Notities die tijdens de samenwerking worden gemaakt

2.3 Nieuwsbrief en marketingcommunicatie

Wanneer je je inschrijft op onze nieuwsbrief of marketingupdates:

  • Naam

  • E-mailadres

  • Interactiegegevens met mailings (bijvoorbeeld opens en clicks, indien technisch ingesteld)

2.4 Websitegebruik en statistieken

Bij bezoek aan www.p3media.be kunnen onder meer volgende gegevens worden verzameld via cookies en vergelijkbare technologieën:

  • IP-adres (al dan niet geanonimiseerd, afhankelijk van de instellingen)

  • Browser, besturingssysteem en apparaattype

  • Bezochte pagina’s, tijdstip en duur van het bezoek

  • Herkomstkanaal (bijv. via zoekmachine, sociale media, directe URL)

  • Eventuele conversies, zoals het invullen van een formulier

3. Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw gegevens?

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor volgende doeleinden:

  1. Beantwoorden van contact- en offerteaanvragen
    Om je vraag, aanvraag of verzoek tot demo of kennismaking te verwerken en te beantwoorden.

  2. Voorbereiden en uitvoeren van een (mogelijke) overeenkomst
    Opmaak van voorstellen, offertes, contracten en het effectief leveren van onze diensten, zoals webdesign, marketing en AI-video.

  3. Klantenbeheer en administratie
    Facturatie, boekhouding, projectopvolging, support en dienst-na-verkoop.

  4. Marketing en communicatie

    • Verzenden van nieuwsbrieven en updates als je je hiervoor hebt ingeschreven.

    • Beperkte direct marketing naar bestaande klanten binnen redelijke verwachtingen.

  5. Websiteoptimalisatie en statistiek
    Analyse van het gebruik van onze website om inhoud, gebruikservaring en prestaties te verbeteren en om de doeltreffendheid van campagnes te meten.

  6. Naleving van wettelijke verplichtingen
    Bewaren en verwerken van gegevens in het kader van fiscale, boekhoudkundige en andere wettelijke verplichtingen.

4. Rechtsgrond van de verwerking

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van een of meerdere van de volgende rechtsgronden:

  1. Toestemming

    • Bijvoorbeeld bij inschrijving op de nieuwsbrief.

    • Voor niet-noodzakelijke cookies en marketingcookies (indien gebruikt).

  2. Uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen

    • Wanneer je een offerte aanvraagt, klant wordt of onze diensten afneemt.

  3. Wettelijke verplichting

    • Bijvoorbeeld boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.

  4. Gerechtvaardigd belang

    • Beperkte direct marketing naar bestaande klanten.

    • Interne analyses, rapportering en beveiliging van onze systemen en website.

5. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze worden verzameld, met inachtneming van wettelijke bewaartermijnen. Indicatief:

  • Contact- en offerteaanvragen: maximaal ongeveer 2 jaar na het laatste relevante contact, tenzij je klant wordt.

  • Klant- en facturatiegegevens: minimaal 7 jaar in het kader van boekhoudkundige verplichtingen en fiscale wetgeving.

  • Nieuwsbriefgegevens: tot je je uitschrijft of je toestemming intrekt.

  • Websitestatistieken: volgens de standaard- of ingestelde termijnen van de gebruikte analysetools.

6. Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet aan derden. Gegevens kunnen wel gedeeld worden met:

  1. Dienstverleners en verwerkers

    Bijvoorbeeld:

    • Hostingprovider van www.p3media.be

    • E-mail- en newsletterprovider

    • Boekhoud- en facturatiesoftware

    • Eventuele CRM- of projectmanagementtools

    • Analyse- en marketingtools (bijvoorbeeld analytics, advertentieplatformen, indien gebruikt)

    Deze partijen verwerken gegevens in onze opdracht en zijn contractueel verplicht om jouw gegevens te beschermen.

  2. Professionele adviseurs

    • Boekhouder, jurist of andere adviseurs, voor zover dit nodig is binnen hun opdracht.

  3. Overheidsinstanties

    • Indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn of bij gerechtelijke procedures.

Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen, bijvoorbeeld via standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Cookies en trackingtechnologieën

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technologieën:

  • Essentiële cookies
    Nodig voor de basiswerking van de website, zoals beveiliging en het correct functioneren van formulieren.

  • Functionele of voorkeurscookies
    Voor het onthouden van bepaalde voorkeuren, indien toegepast.

  • Statistische cookies
    Voor het meten en analyseren van het gebruik van onze website.

  • Marketing- en trackingcookies
    Voor het eventueel tonen van relevante advertenties en het meten van campagnes, indien actief ingesteld.

Bij je eerste bezoek aan onze website verschijnt een cookiemelding waarmee je geïnformeerd wordt over het gebruik van cookies en, indien technisch voorzien, bepaalde categorieën kunt accepteren of weigeren. Je kunt cookies ook beheren of blokkeren via de instellingen van je browser. Bij het uitschakelen van cookies kan het zijn dat bepaalde onderdelen van de website minder goed functioneren.

8. Jouw rechten

In overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving (waaronder de GDPR) heb je, binnen de wettelijke grenzen, volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

  1. Recht op inzage
    Je mag weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken.

  2. Recht op rectificatie
    Je mag onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren of aanvullen.

  3. Recht op wissing
    In bepaalde gevallen mag je vragen om jouw persoonsgegevens te verwijderen.

  4. Recht op beperking van de verwerking
    Je mag in bepaalde omstandigheden vragen om de verwerking van jouw gegevens te beperken.

  5. Recht op overdraagbaarheid
    Je mag vragen om jouw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

  6. Recht van bezwaar
    Je kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang en tegen direct marketing.

  7. Recht om toestemming in te trekken
    Wanneer verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, kun je deze op elk moment intrekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Voor de uitoefening van deze rechten kun je contact opnemen met:

P3Media
Wielewaalstraat 25 1
3582 Beringen, België

E-mail: info@p3media.be

Ter bescherming van jouw privacy kunnen wij je vragen je identiteit te bewijzen.

9. Klachten

Als je vindt dat jouw persoonsgegevens onrechtmatig of onzorgvuldig worden verwerkt, heb je het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
E-mail: contact@apd-gba.be

Je kunt uiteraard ook eerst rechtstreeks contact opnemen met ons via info@p3media.be.

10. Beveiliging van jouw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of openbaarmaking, waaronder:

  • Gebruik van beveiligde verbindingen (SSL/HTTPS)

  • Toegangsbeperking tot systemen en accounts

  • Gebruik van sterke wachtwoorden en waar mogelijk extra beveiligingslagen

  • Regelmatige updates van systemen en software

Geen enkele online dienst kan absolute veiligheid garanderen, maar wij streven ernaar het risico zo klein mogelijk te houden.

11. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze diensten of de toepasselijke wetgeving wijzigen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op www.p3media.be, met vermelding van de datum van de laatste wijziging.